Terms and Conditions

• Tanggal berlaku: 31 Juli 2026
• Terakhir diperbarui: 31 Juli 2026

Syarat dan Ketentuan ini mengatur penyediaan dan penggunaan Spensify oleh PT. United Teknologi Integrasi (“Penyedia”). Dengan mengakses atau menggunakan Spensify, pengguna dan organisasi yang memberikan akses kepada pengguna menyetujui ketentuan ini.

1. Definisi

• Spensify adalah layanan pengelolaan expense, Budget, Approval, Disbursement, dan Reporting.
• Pengguna adalah orang yang mengakses Spensify.
• Organisasi adalah perusahaan atau badan lain yang memiliki atau mengelola workspace Spensify.
• Konten Organisasi adalah data, dokumen, konfigurasi, dan catatan yang dimasukkan atau dibuat oleh Pengguna dalam workspace.
• Layanan Pihak Ketiga adalah layanan di luar kendali Penyedia yang digunakan bersama atau dihubungkan dengan Spensify.

2. Ruang lingkup layanan

Spensify membantu Organisasi:

• mencatat dan meninjau expense;
• mengelola team, kategori, metode pembayaran, dan mata uang;
• mengatur Budget dan alur Approval;
• menyiapkan serta mencatat Disbursement;
• membuat laporan; dan
• memelihara riwayat aktivitas.

Fitur yang tersedia dapat berbeda berdasarkan konfigurasi, hak akses, wilayah, atau paket layanan yang disepakati.

3. Administrasi workspace

Organisasi bertanggung jawab menunjuk pihak yang berwenang untuk mengelola workspace. Pihak tersebut dapat mengundang Pengguna, memberikan role, mengatur hak akses, dan mengubah konfigurasi.

Organisasi wajib:

• memberikan akses sesuai kebutuhan;
• meninjau akses secara berkala;
• mencabut akses yang tidak lagi diperlukan;
• menjaga keakuratan konfigurasi bisnis; dan
• memastikan penggunaan layanan mematuhi kebijakan internal serta hukum.

Penyedia dapat mengandalkan instruksi dari pihak yang tercatat memiliki kewenangan pada workspace.

4. Tanggung jawab pengguna dan organisasi

Pengguna dan Organisasi bertanggung jawab atas:

• keabsahan, keakuratan, dan kelengkapan Konten Organisasi;
• hak untuk mengunggah dan memproses dokumen;
• keputusan Approval, Budget, reimbursement, pajak, akuntansi, dan pembayaran;
• pemeriksaan hasil Smart Scan serta laporan;
• keamanan perangkat dan informasi akses; dan
• kepatuhan terhadap kewajiban ketenagakerjaan, perpajakan, akuntansi, antikorupsi, serta ketentuan lain yang berlaku.

Spensify bukan pengganti nasihat hukum, pajak, akuntansi, atau keuangan profesional.

5. Batasan layanan pembayaran

Spensify membantu menyiapkan, mengekspor, dan mencatat proses Disbursement. Kecuali dinyatakan secara tertulis dalam layanan terpisah, Penyedia:

• tidak menyimpan dana milik Pengguna atau Organisasi;
• tidak bertindak sebagai bank, dompet elektronik, atau penyelenggara transfer dana;
• tidak menjamin bahwa rekening payout benar, aktif, atau dapat menerima pembayaran; dan
• tidak menjamin penyelesaian transaksi oleh lembaga keuangan.

Organisasi wajib memverifikasi instruksi pembayaran dan mencocokkan status di Spensify dengan bukti dari lembaga keuangan.

6. Penggunaan yang dapat diterima

Pengguna dan Organisasi dilarang:

• menggunakan layanan untuk kegiatan melawan hukum atau penipuan;
• memasukkan kode berbahaya atau mengganggu layanan;
• mengakses data tanpa kewenangan;
• menguji atau melewati pengamanan tanpa izin tertulis;
• mengambil data secara massal dengan cara yang tidak disediakan atau disetujui;
• melanggar hak kekayaan intelektual atau privasi pihak lain; atau
• membantu pihak lain melakukan tindakan yang dilarang.

Penyedia dapat menyelidiki dugaan pelanggaran dan mengambil tindakan yang wajar untuk melindungi layanan serta pihak terdampak.

7. Data pribadi dan kerahasiaan

Masing-masing pihak wajib menjaga informasi rahasia yang diterimanya dan hanya menggunakannya untuk tujuan yang sah.

Organisasi menentukan data yang dimasukkan ke workspace dan wajib memiliki dasar yang sah untuk memprosesnya. Penyedia memproses data untuk menyediakan, mengamankan, mendukung, dan meningkatkan layanan sesuai kesepakatan serta hukum yang berlaku.

Hak subjek data, permintaan akses, koreksi, penghapusan, retensi, dan pengungkapan ditangani sesuai peran masing-masing pihak dan ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku.

8. Kepemilikan

Penyedia dan pemberi lisensinya tetap memiliki seluruh hak atas Spensify, termasuk merek, tampilan, materi, dan pengembangan layanan. Tidak ada hak yang berpindah selain hak penggunaan terbatas sesuai ketentuan ini.

Organisasi tetap memiliki hak atas Konten Organisasi. Organisasi memberikan izin kepada Penyedia untuk menggunakan Konten Organisasi sejauh diperlukan untuk menyediakan, mengamankan, memelihara, dan mendukung layanan.

Masukan atau saran dapat digunakan Penyedia tanpa kewajiban pembayaran, selama tidak mengungkapkan informasi rahasia atau data pribadi secara tidak sah.

9. Layanan pihak ketiga

Fitur tertentu dapat bergantung pada Layanan Pihak Ketiga. Penggunaan layanan tersebut dapat tunduk pada ketentuan pihak ketiga. Penyedia tidak mengendalikan dan tidak bertanggung jawab atas perubahan, gangguan, atau tindakan pihak ketiga di luar kendalinya, sejauh diizinkan oleh hukum.

10. Ketersediaan dan perubahan layanan

Penyedia berupaya menjaga layanan tersedia dan aman, tetapi tidak menjamin layanan selalu bebas gangguan atau kesalahan. Pemeliharaan, keadaan darurat, gangguan jaringan, atau peristiwa di luar kendali dapat memengaruhi ketersediaan.

Penyedia dapat memperbaiki, menambah, mengubah, atau menghentikan fitur. Perubahan yang secara material mengurangi fungsi utama akan diberitahukan secara wajar jika memungkinkan.

11. Penangguhan dan penghentian

Penyedia dapat menangguhkan akses apabila diperlukan untuk:

• menangani risiko keamanan;
• mencegah kerugian atau pelanggaran hukum;
• menanggapi penggunaan yang melanggar ketentuan; atau
• mematuhi perintah pihak berwenang.

Setelah hubungan layanan berakhir, akses dapat dihentikan. Ekspor dan penghapusan Konten Organisasi mengikuti kesepakatan layanan, kebijakan retensi, dan kewajiban hukum yang berlaku.

12. Penyangkalan jaminan

Sejauh diizinkan oleh hukum, Spensify disediakan berdasarkan kondisi yang tersedia. Penyedia tidak menjamin bahwa setiap hasil Smart Scan, nilai tukar, laporan, deteksi duplikat, rekomendasi, atau status selalu lengkap dan akurat.

Pengguna dan Organisasi wajib melakukan pemeriksaan sebelum mengambil keputusan bisnis, keuangan, atau pembayaran.

13. Batasan tanggung jawab

Tidak ada ketentuan yang membatasi tanggung jawab yang tidak dapat dibatasi menurut hukum.

Sejauh diizinkan oleh hukum, Penyedia tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, kehilangan keuntungan, kehilangan peluang, atau kerugian yang timbul dari keputusan bisnis Pengguna atau Organisasi, tindakan pihak ketiga, data yang tidak akurat, atau penggunaan di luar tujuan layanan.

Setiap batas tanggung jawab tambahan yang disepakati dalam kontrak tertulis antara Penyedia dan Organisasi berlaku bersama ketentuan ini.

14. Ganti rugi

Sejauh diizinkan oleh hukum, Organisasi bertanggung jawab atas klaim pihak ketiga yang timbul dari Konten Organisasi, pelanggaran hukum oleh Organisasi, atau penggunaan layanan yang melanggar ketentuan ini, kecuali klaim tersebut disebabkan oleh kesalahan Penyedia.

15. Keadaan kahar

Suatu pihak tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan yang disebabkan peristiwa di luar kendali wajarnya, sepanjang pihak tersebut mengambil langkah yang wajar untuk mengurangi dampaknya.

16. Perubahan ketentuan

Penyedia dapat memperbarui ketentuan ini untuk mencerminkan perubahan layanan, praktik bisnis, atau hukum. Perubahan penting akan diberitahukan secara wajar. Penggunaan setelah tanggal berlaku perubahan dianggap sebagai penerimaan sejauh diizinkan oleh hukum.

17. Hukum dan penyelesaian perselisihan

Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia.

Para pihak akan terlebih dahulu berupaya menyelesaikan perselisihan melalui musyawarah selama 30 hari sejak pemberitahuan tertulis. Jika tidak tercapai penyelesaian, perselisihan diajukan ke pengadilan yang berwenang di wilayah domisili Penyedia, kecuali hukum mewajibkan forum lain.

18. Ketentuan umum

Jika suatu ketentuan tidak dapat diberlakukan, ketentuan lainnya tetap berlaku. Kelalaian menegakkan suatu hak tidak berarti pelepasan hak tersebut.

Organisasi tidak dapat mengalihkan hak atau kewajibannya tanpa persetujuan tertulis Penyedia, kecuali dalam restrukturisasi yang tidak mengurangi perlindungan pihak lain. Penyedia dapat mengalihkan ketentuan ini sebagai bagian dari restrukturisasi atau pengalihan usaha dengan pemberitahuan yang wajar.

Ketentuan ini, Perjanjian Pengguna, serta kontrak tertulis lain yang berlaku merupakan keseluruhan kesepakatan mengenai penggunaan Spensify. Jika terjadi pertentangan, kontrak tertulis antara Penyedia dan Organisasi berlaku sejauh mengatur hal yang sama.

19. Kontak

Pertanyaan, pemberitahuan hukum, atau keluhan dapat disampaikan kepada:

PT. United Teknologi Integrasi
Jl. Siantar No.18, Cideng, Gambir Jakarta Pusat, Jakarta
sales@spensify.ai