Approval Template
Approval template menentukan siapa yang meninjau expense, urutan review, dan kondisi yang membuat template berlaku.
Menu ini hanya tersedia bagi user yang memiliki izin pengaturan approval template.
Membuat template
- Buka Expense Setup > Approval Template.
- Pilih Template baru.
- Isi nama dan deskripsi.
- Tentukan status template.
- Pilih mode pencocokan.
- Tentukan priority template.
Memilih mode pencocokan
- Mode priority menggunakan assignment yang cocok dengan prioritas tertinggi. Setiap assignment dapat memiliki batas minimum sendiri.
- All match mengharuskan seluruh assignment pada template cocok. Batas minimum berlaku pada keseluruhan template.
Jika lebih dari satu template cocok, priority template membantu menentukan template yang dipakai.
Menyusun step approval
- Pada bagian Step approval, pilih approver untuk step pertama.
- Tambahkan label step bila diperlukan.
- Tentukan apakah step tersebut wajib.
- Pilih Tambah step untuk menambahkan approver berikutnya.
- Gunakan tombol naik dan turun untuk mengatur urutan.
- Hapus step yang tidak diperlukan.
Minimal satu step dan satu approver harus tersedia.
Menambahkan assignment
Template tidak akan digunakan sebelum memiliki assignment.
- Pilih Tambah assignment.
- Pilih target:
- seluruh perusahaan;
- team;
- kategori;
- metode pembayaran.
- Pilih nilai target bila target bukan seluruh perusahaan.
- Pada mode priority, tentukan priority assignment dan batas minimum bila diperlukan.
- Pastikan assignment berstatus aktif.
- Tambahkan assignment lain jika diperlukan.
Menyimpan dan menguji template
- Periksa urutan approver.
- Periksa apakah assignment terlalu luas atau terlalu sempit.
- Pilih Simpan perubahan.
- Buat expense uji yang sesuai dengan assignment.
- Posting expense dan periksa progres approval.
Mengubah atau mengarsipkan template
Gunakan Edit untuk memperbarui template. Gunakan Arsipkan jika template tidak boleh digunakan untuk expense baru.
Perubahan template tidak seharusnya digunakan untuk mengubah keputusan approval yang sudah selesai. Periksa expense yang sedang berjalan sebelum melakukan perubahan besar.
Jika tidak ada template yang cocok
Hasilnya bergantung pada kebijakan perusahaan. Expense dapat ditandai tidak memerlukan approval atau diblokir dari proses berikutnya. Pastikan assignment mencakup seluruh kondisi bisnis yang diperlukan.
Berikutnya
Lanjutkan ke Expenses.