Budgets
Menu Budgets digunakan untuk menetapkan batas expense, memantau pemakaian, dan menjaga expense sesuai kebijakan perusahaan.
Menyiapkan kebijakan budget
Sebelum membuat budget pertama:
- Buka Budgets > Budget Settings.
- Pilih bulan awal tahun fiskal.
- Tentukan tanggal awal bulan fiskal.
- Tentukan persentase peringatan bawaan.
- Pilih kebijakan saat budget terlampaui:
- Warning untuk tetap mengizinkan proses dengan peringatan;
- Block untuk menahan transaksi yang melampaui batas.
- Simpan pengaturan.
Pengaturan budget membutuhkan informasi perusahaan yang sudah lengkap.
Membuat budget
- Buka Budgets dan pilih New budget.
- Isi nama dan deskripsi.
- Pilih periode: bulanan, kuartalan, tahunan, atau tanggal khusus.
- Tentukan tanggal mulai dan selesai.
- Pilih cakupan team dan/atau kategori.
- Isi alokasi awal.
- Tentukan ambang peringatan.
- Simpan sebagai draft.
Hindari cakupan periode, team, dan kategori yang saling tumpang tindih tanpa tujuan yang jelas.
Mengaktifkan dan memantau budget
- Periksa periode, cakupan, dan alokasi pada budget draft.
- Pilih Activate.
- Pantau nilai:
- Actual untuk expense yang sudah terealisasi;
- Committed untuk nilai yang masih terikat pada proses berjalan;
- Available untuk sisa yang masih dapat digunakan.
- Periksa indikator peringatan saat pemakaian mendekati ambang.
Menyesuaikan alokasi
- Buka budget aktif.
- Pilih Adjust.
- Masukkan nilai penambahan atau pengurangan.
- Isi alasan penyesuaian.
- Konfirmasikan perubahan.
Setiap penyesuaian ditambahkan ke riwayat dan tidak mengganti catatan sebelumnya.
Menutup, memperpanjang, dan mengarsipkan
- Pilih Close setelah periode selesai atau budget tidak lagi digunakan.
- Pilih Renew untuk membuat draft periode berikutnya. Cakupan dan mata uang disalin, sedangkan saldo dan aktivitas periode lama tidak ikut dipindahkan.
- Pilih Archive pada budget draft atau yang sudah ditutup agar tidak tampil dalam daftar utama.
Gunakan tab riwayat untuk melihat penyesuaian dan aktivitas expense.
Berikutnya
Lanjutkan ke Approval.